بسم الله الرحمن الرحيم
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف المرسلين،
أما بعد:
أصبحت الاجتماعات واحدة من الأمور الرئيسة في أي بيئة عمل ولا
يكاد يمرّ يوم إلا وهناك اجتماع حتى لو كان ثنائيا، ولذلك تحرص المؤسسات الرائدة
على إرسال موظفيها إلى دورات لتعلّم أسس الاجتماع الفعّال كون الاجتماع يأخذ وقتا
لا بأس به من وقت الموظف، هذا بالإضافة إلى أنه كلّما ارتقى الشخص في منصبه فإن
وقته يكون بشكل أكبر في الاجتماعات.
لاحظت خلال مسيرة عملي أمورا عدة أثناء الاجتماعات أحببت أن
أشارككم بعضها وأنا متأكد من هذا الأمر منتشر في أغلب بيئات العمل.
1) البعض مهووس بالاجتماعات لدرجة أنه يدعو للاجتماع مع كل أمر
حتى إن كان صغيرا جدا. الأسباب في ذلك مختلفة فقد يكون بسبب حبّ الشخص للمناقشات
أو حبّه لرؤية الآخرين أو خوفه من اتخاذ قرار فردي أو غيره من الأسباب.
2) البعض الآخر لا يحبّ الاجتماعات بالمرّة ويعتبر أغلبها مضيعة
للوقت ولذلك تجده في غالب الوقت مشغولا بهاتفه المتحرك أثناء الاجتماع يشاهد
المقاطع والأهداف ويقرأ الأخبار والتحليلات المختلفة!!!
3) لاحظت عند بعض الأشخاص أنه عندما يُدعى إلى اجتماع يرأسه شخص
ذو منصب مثل المدير العام أو مدير القطاع أو مدير الإدارة فإن الانتباه يكون عاليا
حتى لو كان الموضوع لا يعني الشخص كثيرا، ولكن عندما يُدعى إلى اجتماع يرأسه شخص
في نفس مستواه أو أقل، فإن التركيز يكون أقل بل وأحيانا يكون الوقت مناسبا لمشاهدة
الهاتف المتحرك. في وجهة نظري أن ذلك قلة احترام من هذا الشخص.
4) بعض الناس لا يستطيعون الحديث باختصار أبدا، لا بدّ لهم من إيراد جميع التفاصيل والتاريخ المتعلق بهذه النقطة حتى لو لم تكن هناك حاجة. والبعض الآخر مجرد رقم في الاجتماع، لا رأي ولا مداخلة ولا هم يحزنون. أما الذين يحبّون (السوالف) فالجلوس معهم في الاجتماع ممتع ولكن للأسف يضيّعون كثيرا من وقت الاجتماع.
5) أهم شخص في الاجتماع هو من يدير الاجتماع فإن استطاع ضبط
الاجتماع بالطريقة المناسبة والمخططة لها كان الاجتماع على أحسن ما يرام. أعتقد أن
هؤلاء الأشخاص قليلون ولكنهم موجودون وأسعد كثيرا عندما أحضر اجتماعات معهم.
من الجميل التعرف على أسس الاجتماع الفعّال والأهم من ذلك هو
تطبيق هذه المفاهيم خصوصا من القادة ومن يرأسون الاجتماعات حتى تتحقق الفوائد من هذه
الاجتماعات ولا تضيع الأوقات سدى. والله ولي التوفيق والحمد لله رب العالمين.
مقال رائع يعكس الواقع
ردحذفمقال رائع يعكس الواقع
ردحذفننتظر مقالك القادم عن كيف تدير اجتماع بفاعلية وجزاك الله خيرا
ردحذف